Responsabilidad del representante legal en Ecuador: cuándo responde con su propio patrimonio

Aceptar el cargo de gerente o representante legal no es solo firmar un nombramiento. Aunque la regla general es que la compañía responde con su propio patrimonio, existen situaciones concretas en las que el administrador puede responder con sus bienes o enfrentar consecuencias societarias, tributarias o penales. En este artículo explico dónde termina la responsabilidad de la compañía, dónde comienza la del representante legal y qué conviene revisar antes de aceptar el cargo o renunciar.

01¿Qué significa ser representante legal?

El representante legal es la persona a través de la cual la compañía actúa. La compañía es una persona jurídica: existe en el papel, pero no firma, no comparece ni decide por sí sola. Alguien tiene que hacerlo por ella.

Eso significa que cuando el representante legal firma un contrato, presenta una declaración de impuestos o comparece ante una autoridad, no está actuando a título personal: está actuando por la compañía. Y por regla general, las obligaciones que nacen de esos actos son de la compañía, no suyas.

La pregunta importante viene después: ¿siempre es así?

02¿La compañía responde o respondo yo?

La regla general es clara: responde la compañía con su patrimonio, y los socios o accionistas responden solo hasta el monto de sus aportes. Esa es justamente la razón por la que existen las compañías.

Pero esa regla tiene excepciones, y ahí es donde muchas personas se llevan la sorpresa. El representante legal puede terminar respondiendo con bienes propios en situaciones concretas que no son raras ni excepcionales.

La responsabilidad limitada protege al accionista por su inversión. No protege automáticamente al administrador por su gestión.

03¿Ante quién puede responder el representante legal?

Conviene verlo por frentes, porque cada uno funciona distinto.

Frente societario

La Ley de Compañías exige al administrador actuar con diligencia. Según el tipo societario, la norma utiliza las fórmulas de administración mercantil ordinaria y prudente o de ordenado empresario. Ambas obligan a una gestión profesional, informada y ajustada a la ley, al estatuto y a las funciones del cargo. Quien incumple ese deber responde ante la compañía y terceros por el perjuicio causado, solidariamente cuando corresponda.

La ley lo hace responsable junto con los demás administradores, por asuntos muy concretos: la verdad del capital suscrito y de los bienes aportados por los accionistas, la existencia real de los dividendos declarados, la existencia y exactitud de los libros de la compañía, el exacto cumplimiento de los acuerdos de las juntas generales y el cumplimiento de las formalidades que la ley prescribe para la existencia de la compañía.

Existe una regla de exoneración que conviene conocer, pero no opera de la misma manera en todos los tipos societarios. En la compañía limitada, el administrador debe observar oportunamente ante la junta la resolución cuestionada. En la sociedad anónima, quien esté exento de culpa debe hacer constar su inconformidad dentro de los diez días siguientes a conocerla y comunicarla inmediatamente a los comisarios. En ambos casos, se trata de una herramienta importante de protección, pero exige advertir oportunamente y dejar evidencia escrita.

Frente tributario

El Código Tributario califica a los directores, presidentes, gerentes y representantes de las personas jurídicas como responsables por representación. Aunque no son los contribuyentes, responden solidariamente con la compañía por sus obligaciones tributarias. Esa responsabilidad se limita al valor de los bienes administrados y al de las rentas producidas durante su gestión. No es ilimitada, pero tampoco es teórica: nace directamente de la legislación tributaria y no depende de que se levante el velo societario.

Frente laboral

El Código del Trabajo considera representantes del empleador a quienes ejercen funciones de dirección y administración, y durante años eso derivó en demandas solidarias contra gerentes por deudas laborales de la compañía.

La Ley de Compañías cambió ese escenario. Hoy establece que la compañía responde con su propio patrimonio por sus obligaciones laborales y que los administradores no responden por ellas, salvo que en sede judicial se demuestre fraude, abuso del derecho u otra vía de hecho semejante. Respecto de las obligaciones tributarias, la propia ley hace una precisión distinta: remite expresamente a la legislación tributaria, que contempla la responsabilidad por representación explicada antes.

La misma norma agrega dos precisiones útiles. Los administradores responden solidariamente cuando en sus actuaciones u omisiones media dolo, mala fe o violación de sus deberes, y quedan exentos quienes no participaron en la acción que causó el perjuicio. El administrador suplente responde únicamente por el ejercicio efectivo del cargo: mientras no actúe, está exento.

Frente penal

La compañía no protege a quien intervino personalmente en la comisión de un delito. Sin embargo, el cargo de gerente o representante legal tampoco genera responsabilidad penal automática: debe demostrarse que la persona intervino, mediante una acción u omisión, como autora o cómplice de la conducta. El COIP permite además, en los casos expresamente previstos, atribuir responsabilidad penal a la propia compañía cuando el delito se comete en beneficio de ella o de sus asociados. La responsabilidad de la persona jurídica es independiente de la que corresponda a las personas naturales, por lo que ambas pueden concurrir.

04El levantamiento del velo societario

Las responsabilidades explicadas hasta aquí no dependen, por regla general, del levantamiento del velo societario. La responsabilidad tributaria nace del Código Tributario; la penal, del COIP; y la societaria puede derivarse de los deberes propios del administrador. El levantamiento del velo es una vía distinta, excepcional y subsidiaria.

Por regla general, la compañía es un sujeto de derecho distinto de sus socios, accionistas y administradores. Esa separación deja de aplicarse cuando se comprueba que fue utilizada en fraude a la ley o con fines abusivos en perjuicio de terceros. Hay fraude cuando la compañía sirve como un recurso para evadir una obligación o prohibición legal o contractual; y hay abuso de la personalidad jurídica cuando se la utiliza deliberadamente para causar daño a terceros o alcanzar un propósito ilegítimo.

En esos casos, las obligaciones nacidas de tales actos y los perjuicios causados pueden imputarse personal y solidariamente a quienes se beneficiaron del fraude o abuso y a quienes lo ordenaron, ejecutaron o facilitaron. No se responde por el simple hecho de ser socio, accionista o administrador: debe demostrarse la participación o el beneficio correspondiente.

El levantamiento del velo societario solo puede disponerse mediante sentencia judicial o, cuando corresponda, mediante laudo arbitral. Ninguna autoridad administrativa puede ordenarlo ni puede ser dispuesto como medida cautelar.

Además, la acción prescribe en seis años y solo procede de manera subsidiaria, cuando no exista otra vía directa para sancionar, corregir o reparar el abuso o el daño. Quien pretenda alcanzar el patrimonio personal por este mecanismo deberá obtener una sentencia o, cuando sea aplicable, un laudo arbitral: no basta con afirmarlo en una comunicación o resolución administrativa.

05¿Qué revisar antes de aceptar el cargo?

• Los estatutos: qué facultades le dan y, sobre todo, cuáles le limitan. Actuar fuera de los límites estatutarios es una de las fuentes más frecuentes de responsabilidad.
• El estado tributario de la compañía: si hay obligaciones vencidas, usted va a administrar un pasivo que no generó.
• El estado de las obligaciones laborales y patronales al día de la posesión del cargo.
• Si existen procesos judiciales o administrativos en curso.
• Si el nombramiento define un plazo y qué ocurre al vencerse.

Recomiendo dejar constancia escrita del estado en que se recibe la compañía. Un acta simple de entrega y recepción, con corte a la fecha, vale mucho el día que alguien discuta qué pasó antes y qué pasó después.

06¿Cómo se renuncia correctamente al cargo?

Este es uno de los puntos que más problemas genera y del que menos se habla. Renunciar no es entregar una carta y retirarse.

La renuncia no necesita ser aceptada, pero debe ponerse en conocimiento del órgano competente e inscribirse en el Registro Mercantil o, en el caso de una SAS, en el Registro de Sociedades. Si el órgano correspondiente no se reúne dentro de los quince días siguientes, la ley permite continuar el trámite con la constancia de recepción de la renuncia, conforme al tipo de compañía y a su estatuto.

La inscripción es decisiva: si existen otros administradores, la renuncia surte efectos desde esa fecha. Si se trata del administrador único, continuará en funciones hasta ser legalmente reemplazado, salvo que hayan transcurrido treinta días desde la inscripción. Por eso conviene conservar la renuncia, la constancia de recepción y la razón de inscripción, y verificar después que el cambio conste ante las autoridades y terceros correspondientes.

Base normativa y de referencia

• Ley de Compañías, artículo 17: personalidad jurídica diferenciada, fraude a la ley, abuso de la personalidad jurídica y levantamiento del velo societario únicamente por sentencia judicial o laudo arbitral.
• Ley de Compañías, artículos 17A y 17B: acción de levantamiento del velo, prescripción de seis años y carácter subsidiario.
• Ley de Compañías, artículos 125, 262, 264 y 265: estándares de diligencia, regla de la discrecionalidad, mecanismos de oposición o constancia según el tipo societario y otras formas de extinción de la responsabilidad frente a la compañía.
• Ley de Compañías, artículo 256: responsabilidad solidaria de los administradores frente a la compañía y a terceros.
• Ley de Compañías, artículo 260: responsabilidad por dolo, mala fe o violación de deberes; exención del suplente que no ha actuado; patrimonio de la compañía y remisión a la ley tributaria.
• Código Tributario, artículos 26 y 27: responsabilidad solidaria del responsable por representación y límite al valor de los bienes administrados y de las rentas producidas durante la gestión.
• Código del Trabajo, artículo 36: representantes de los empleadores.
• Código Orgánico Integral Penal, artículos 34, 41, 42, 43, 49 y 50: culpabilidad, formas de participación y responsabilidad independiente de las personas jurídicas y naturales.
• Ley de Compañías, artículos 133 y 269, y normas especiales de la SAS: conocimiento, inscripción y efectos de la renuncia del administrador.